Beleid inzake informatiebeveiliging en elektronisch bewijsmateriaal
INHOUDSOPGAVE
- Doel
- Toepassingsgebied
- Principes van informatiebeveiliging en elektronisch bewijsmateriaal
- Verplichtingen van Moove Cars
- Risicobeheer
- Beheer van elektronisch bewijsmateriaal
- Naleving
- Beoordeling en actualisering van dit beleid
1. Doel
Dit Beleid legt de principes en verplichtingen vast van MOOVE CARS MOBILITY SPAIN, S.L. op het gebied van informatiebeveiliging en het beheer van elektronisch bewijsmateriaal, binnen het kader van haar Geïntegreerd Managementsysteem voor Informatiebeveiliging en Elektronisch Bewijsmateriaal.
Het is opgesteld in overeenstemming met de eisen van de norm ISO/IEC 27001:2022 en de toepasselijke eisen van de norm UNE 71505, met als doel de informatie en het elektronisch bewijsmateriaal te beschermen die verband houden met de processen binnen het toepassingsgebied van het Systeem.
2. Toepassingsgebied
Dit Beleid is van toepassing op de personen, afdelingen, systemen, applicaties, leveranciers en derden die betrokken zijn bij het vastleggen, verwerken, valideren, wijzigen, bewaren, raadplegen, extraheren of verstrekken van informatie en elektronisch bewijsmateriaal met betrekking tot de arbeidstijdregistratie en de aanwezigheidsregistratie van de chauffeurs.
Het toepassingsgebied omvat de processen en systemen met betrekking tot de arbeidstijdregistratie en de aanwezigheidsregistratie, alsmede het beheer, de verwerking, de bewaring en de bescherming van het bijbehorende elektronisch bewijsmateriaal.
3. Principes van informatiebeveiliging en elektronisch bewijsmateriaal
Moove Cars hanteert de volgende basisprincipes voor het Geïntegreerd Systeem:
| PRINCIPE | OMSCHRIJVING |
|---|---|
| Vertrouwelijkheid | Informatie en bewijsmateriaal zijn uitsluitend toegankelijk voor naar behoren geautoriseerde personen, systemen of derden, op basis van hun taken en toegangsbehoeften. |
| Integriteit | Er worden maatregelen getroffen om de integriteit, juistheid en volledigheid van informatie en elektronisch bewijsmateriaal te waarborgen en deze te beschermen tegen ongeautoriseerde of niet-traceerbare wijzigingen. Wijzigingen, correcties of aanpassingen zijn onderworpen aan mechanismen voor registratie, traceerbaarheid en verantwoording, in overeenstemming met de toepasselijke procedures. |
| Beschikbaarheid | Moove Cars treft maatregelen om te waarborgen dat systemen, informatie, registraties en elektronisch bewijsmateriaal beschikbaar zijn wanneer dat nodig is, in overeenstemming met de toepasselijke operationele, wettelijke, contractuele en auditbehoeften. |
| Traceerbaarheid | Er worden maatregelen en beheersmaatregelen getroffen om de traceerbaarheid van informatie en elektronisch bewijsmateriaal gedurende de gehele levenscyclus te waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke eisen. |
| Authenticiteit | Er worden maatregelen toegepast om de authenticiteit en betrouwbaarheid van elektronisch bewijsmateriaal te waarborgen en om de herleidbaarheid ervan tot de oorsprong en tot de bijbehorende gebeurtenissen of processen mogelijk te maken. |
| Bewaring en beheer | Informatie en elektronisch bewijsmateriaal worden bewaard gedurende de toepasselijke bewaartermijnen, met passende maatregelen op het gebied van beveiliging, toegangsbeheer, bescherming, beschikbaarheid en herstel. |
| Minimale rechten | De toegang tot informatie, systemen en elektronisch bewijsmateriaal wordt beperkt volgens de principes van need-to-know en minimale rechten (least privilege), op basis van de toegewezen taken en verantwoordelijkheden. |
| Wettelijke en contractuele naleving | Het beheer van informatie en bewijsmateriaal vindt plaats in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van arbeid, bescherming van persoonsgegevens, informatiebeveiliging en het bewaren van registraties, alsmede met de contractuele verplichtingen. |
4. Verplichtingen van Moove Cars
Moove Cars gaat de volgende verplichtingen aan:
- De informatie met betrekking tot de arbeidstijdregistratie en de aanwezigheidsregistratie van de chauffeurs beschermen.
- Waarborgen dat het elektronisch bewijsmateriaal dat wordt gebruikt om feiten met betrekking tot de arbeidstijd aan te tonen, integer, traceerbaar, beschikbaar en betrouwbaar is.
- De risico’s identificeren en beheersen die de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, authenticiteit of traceerbaarheid van de informatie binnen het toepassingsgebied kunnen aantasten.
- Passende beveiligingsmaatregelen treffen voor de systemen, applicaties en leveranciers die bij het proces betrokken zijn.
- Een actuele inventaris bijhouden van informatiebedrijfsmiddelen, bronsystemen, elektronisch bewijsmateriaal en relevante leveranciers.
- De toegang regelen op basis van de criteria noodzaak, verantwoordelijkheid en minimale rechten.
- Informatiebeveiligingsincidenten registreren en afhandelen die van invloed kunnen zijn op de gegevens, systemen of het bewijsmateriaal binnen het toepassingsgebied.
- De bewaring en het herstel van elektronisch bewijsmateriaal gedurende de toepasselijke termijnen waarborgen.
- Wijzigingen, validaties of correcties van arbeidstijdregistraties beheersen, waarbij de traceerbaarheid en verantwoording ervan worden gewaarborgd.
- De betrokken personen opleiden en bewust maken van de bescherming van informatie en het juiste beheer van elektronisch bewijsmateriaal.
- De doeltreffendheid van het systeem periodiek beoordelen aan de hand van indicatoren, interne audits, de directiebeoordeling, de opvolging van risico’s, afwijkingen en corrigerende maatregelen.
- Het Geïntegreerd Managementsysteem voor Informatiebeveiliging en Elektronisch Bewijsmateriaal continu verbeteren.
- Alle gebruikers van de systemen binnen het toepassingsgebied verbinden zich ertoe de informatie, de applicaties en het elektronisch bewijsmateriaal op passende wijze te gebruiken, in overeenstemming met dit Beleid en de toepasselijke interne procedures.
5. Risicobeheer
Moove Cars hanteert een proces voor het identificeren, analyseren, evalueren en behandelen van de risico’s die van invloed kunnen zijn op de informatiebeveiliging en het beheer van elektronisch bewijsmateriaal binnen het toepassingsgebied.
De geïdentificeerde risico’s worden behandeld door het toepassen van organisatorische, technische, fysieke en mensgerichte maatregelen, rekening houdend met hun aard, waarschijnlijkheid en impact en met de toepasselijke eisen.
Het risicobeheer wordt periodiek beoordeeld, en eveneens wanneer zich relevante wijzigingen voordoen die van invloed kunnen zijn op het Systeem.
6. Beheer van elektronisch bewijsmateriaal
Moove Cars treft maatregelen en beheersmaatregelen om te waarborgen dat het elektronisch bewijsmateriaal binnen het toepassingsgebied gedurende de gehele levenscyclus op passende en betrouwbare wijze wordt beheerd.
Het beheer van elektronisch bewijsmateriaal omvat de maatregelen die nodig zijn om de oorsprong, authenticiteit, integriteit, traceerbaarheid, bewaring, beschikbaarheid en geautoriseerde toegang ervan te waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke, regelgevende, contractuele en beveiligingseisen.
Daarnaast zijn er mechanismen vastgesteld voor het adequate herstel ervan en, waar van toepassing, voor de terbeschikkingstelling ervan aan naar behoren geautoriseerde derden.
7. Naleving
Moove Cars bevordert de naleving van de toepasselijke eisen op het gebied van informatiebeveiliging en het beheer van elektronisch bewijsmateriaal en stelt de mechanismen voor toezicht, beoordeling en verbetering vast die nodig zijn om de doeltreffendheid van het Systeem te handhaven.
8. Beoordeling en actualisering van dit beleid
Dit Beleid is goedgekeurd door de Algemene Directie van Moove Cars en is beschikbaar voor de relevante belanghebbenden.
Het Beleid wordt periodiek beoordeeld en geactualiseerd wanneer dat nodig is als gevolg van relevante wijzigingen in het Systeem, de risico’s, de toepasselijke eisen of de context van de organisatie.
De openbare versie van dit Beleid wordt actueel gehouden om de geldende principes en verplichtingen van Moove Cars op het gebied van informatiebeveiliging en het beheer van elektronisch bewijsmateriaal weer te geven.
Datum laatste wijziging: 6 oktober 2026