Politica di sicurezza delle informazioni e delle evidenze elettroniche
INDICE
- Scopo
- Campo di applicazione
- Principi di sicurezza delle informazioni e delle evidenze elettroniche
- Impegni di Moove Cars
- Gestione dei rischi
- Gestione delle evidenze elettroniche
- Conformità
- Riesame e aggiornamento della presente politica
1. Scopo
La presente Politica stabilisce i principi e gli impegni di MOOVE CARS MOBILITY SPAIN, S.L. in materia di sicurezza delle informazioni e di gestione delle evidenze elettroniche, nell’ambito del proprio Sistema di Gestione Integrato per la Sicurezza delle Informazioni e delle Evidenze Elettroniche.
È definita in conformità ai requisiti della norma ISO/IEC 27001:2022 e ai requisiti applicabili della norma UNE 71505, con l’obiettivo di proteggere le informazioni e le evidenze elettroniche associate ai processi inclusi nel campo di applicazione del Sistema.
2. Campo di applicazione
La presente Politica si applica alle persone, alle funzioni aziendali, ai sistemi, alle applicazioni, ai fornitori e ai terzi che intervengono nella raccolta, nel trattamento, nella convalida, nella modifica, nella conservazione, nella consultazione, nell’estrazione o nella produzione di informazioni ed evidenze elettroniche relative alla registrazione dell’orario di lavoro e al controllo delle presenze dei conducenti.
Il campo di applicazione comprende i processi e i sistemi relativi alla registrazione dell’orario di lavoro e al controllo delle presenze, nonché la gestione, il trattamento, la conservazione e la protezione delle evidenze elettroniche associate.
3. Principi di sicurezza delle informazioni e delle evidenze elettroniche
Moove Cars stabilisce come principi fondamentali del Sistema Integrato i seguenti:
| PRINCIPIO | DESCRIZIONE |
|---|---|
| Riservatezza | Le informazioni e le evidenze sono accessibili esclusivamente alle persone, ai sistemi o ai terzi debitamente autorizzati, in funzione delle rispettive mansioni ed esigenze di accesso. |
| Integrità | Sono adottate misure volte a preservare l’integrità, l’esattezza e la completezza delle informazioni e delle evidenze elettroniche e a proteggerle da modifiche non autorizzate o non tracciate. Le modifiche, le correzioni o le regolarizzazioni sono soggette a meccanismi di registrazione, tracciabilità e giustificazione, in conformità alle procedure applicabili. |
| Disponibilità | Moove Cars adotta misure volte a garantire che i sistemi, le informazioni, le registrazioni e le evidenze elettroniche siano disponibili quando necessario, in conformità alle esigenze operative, legali, contrattuali e di audit applicabili. |
| Tracciabilità | Sono adottate misure e controlli volti a garantire la tracciabilità delle informazioni e delle evidenze elettroniche durante il loro intero ciclo di vita, in conformità ai requisiti applicabili. |
| Autenticità | Sono applicate misure volte a preservare l’autenticità e l’affidabilità delle evidenze elettroniche e a consentirne la riconducibilità alla relativa origine e agli eventi o processi corrispondenti. |
| Conservazione e custodia | Le informazioni e le evidenze elettroniche sono conservate per i periodi di conservazione applicabili, mediante adeguate misure di sicurezza, controllo degli accessi, protezione, disponibilità e ripristino. |
| Minimo privilegio | L’accesso alle informazioni, ai sistemi e alle evidenze elettroniche è limitato secondo i principi della necessità di conoscere (need to know) e del minimo privilegio, in funzione delle mansioni e delle responsabilità assegnate. |
| Conformità legale e contrattuale | La gestione delle informazioni e delle evidenze avviene in conformità alla normativa applicabile in materia di lavoro, protezione dei dati personali, sicurezza delle informazioni e conservazione delle registrazioni, nonché agli obblighi contrattuali. |
4. Impegni di Moove Cars
Moove Cars assume i seguenti impegni:
- Proteggere le informazioni relative alla registrazione dell’orario di lavoro e al controllo delle presenze dei conducenti.
- Garantire che le evidenze elettroniche utilizzate per comprovare fatti relativi all’orario di lavoro siano integre, tracciabili, disponibili e affidabili.
- Identificare e gestire i rischi che possono compromettere la riservatezza, l’integrità, la disponibilità, l’autenticità o la tracciabilità delle informazioni incluse nel campo di applicazione.
- Adottare controlli di sicurezza adeguati sui sistemi, sulle applicazioni e sui fornitori che intervengono nel processo.
- Mantenere un inventario aggiornato degli asset informativi, dei sistemi di origine, delle evidenze elettroniche e dei fornitori rilevanti.
- Regolamentare gli accessi secondo criteri di necessità, responsabilità e minimo privilegio.
- Registrare e gestire gli incidenti relativi alla sicurezza delle informazioni che possono interessare i dati, i sistemi o le evidenze inclusi nel campo di applicazione.
- Garantire la conservazione e il ripristino delle evidenze elettroniche per i periodi applicabili.
- Controllare le modifiche, le convalide o le correzioni delle registrazioni dell’orario di lavoro, assicurandone la tracciabilità e la giustificazione.
- Formare e sensibilizzare le persone coinvolte nella protezione delle informazioni e nella corretta gestione delle evidenze elettroniche.
- Verificare periodicamente l’efficacia del sistema mediante indicatori, audit interni, riesame della direzione, monitoraggio dei rischi, non conformità e azioni correttive.
- Migliorare in modo continuo il Sistema di Gestione Integrato per la Sicurezza delle Informazioni e delle Evidenze Elettroniche.
- Tutti gli utenti dei sistemi inclusi nel campo di applicazione si impegnano a utilizzare le informazioni, le applicazioni e le evidenze elettroniche in modo appropriato, in conformità alla presente Politica e alle procedure interne applicabili.
5. Gestione dei rischi
Moove Cars mantiene un processo di identificazione, analisi, valutazione e trattamento dei rischi che possono compromettere la sicurezza delle informazioni e la gestione delle evidenze elettroniche incluse nel campo di applicazione.
I rischi identificati sono sottoposti a trattamento mediante l’adozione di misure organizzative, tecniche, fisiche e relative alle persone, tenendo conto della loro natura, probabilità e impatto, nonché dei requisiti applicabili.
La gestione dei rischi è sottoposta a riesame periodico e ogniqualvolta intervengano cambiamenti significativi che possano incidere sul Sistema.
6. Gestione delle evidenze elettroniche
Moove Cars adotta misure e controlli volti a garantire che le evidenze elettroniche incluse nel campo di applicazione siano gestite in modo adeguato e affidabile durante il loro intero ciclo di vita.
La gestione delle evidenze elettroniche comprende le misure necessarie a preservarne l’origine, l’autenticità, l’integrità, la tracciabilità, la conservazione, la disponibilità e l’accesso autorizzato, in conformità ai requisiti legali, regolamentari, contrattuali e di sicurezza applicabili.
Sono inoltre previsti meccanismi per il loro adeguato ripristino e, ove necessario, per la loro messa a disposizione di terzi debitamente autorizzati.
7. Conformità
Moove Cars promuove il rispetto dei requisiti applicabili in materia di sicurezza delle informazioni e di gestione delle evidenze elettroniche e definisce i meccanismi di supervisione, riesame e miglioramento necessari a mantenere l’efficacia del Sistema.
8. Riesame e aggiornamento della presente politica
La presente Politica è stata approvata dalla Direzione Generale di Moove Cars ed è messa a disposizione delle parti interessate rilevanti.
La Politica è sottoposta a riesame periodico ed è aggiornata ove necessario a seguito di cambiamenti significativi del Sistema, dei rischi, dei requisiti applicabili o del contesto dell’organizzazione.
La versione pubblica della presente Politica sarà mantenuta aggiornata al fine di riflettere i principi e gli impegni vigenti di Moove Cars in materia di sicurezza delle informazioni e di gestione delle evidenze elettroniche.
Data dell’ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026